LMS değiştirirken eski eğitim kayıtlarını yeni sisteme nasıl taşımalıyız?

Veri taşıma, LMS geçişlerinde en çok küçümsenen iş kalemi. "Tüm veriyi aktarırız" sözü genellikle ham tabloların aktarılması anlamına geliyor. Sizin ihtiyacınız ise yeni sistemde anlamlı ve raporlanabilir bir geçmiş.

Ben veriyi üç gruba ayırarak ilerliyorum:

• Taşınması zorunlu olanlar: Yasal ve denetime konu eğitimler. İSG eğitimleri 6331 sayılı Kanun'un 17. maddesi kapsamında verilir ve bu eğitimlere ait kayıt ve belgelerin ispatlanabilir olması gerekir. Tamamlanma tarihi, süre, eğitmen ve geçerlilik bitiş tarihi mutlaka taşınmalı. Sertifika yenileme döngüsü bu tarihlere bağlı.
• Taşınması faydalı olanlar: Aktif çalışanların son birkaç yıldaki tamamlanmaları ve devam eden programlardaki ilerlemeleri.
• Arşivlenebilecekler: Ayrılmış çalışanların kayıtları, yayından kaldırılmış içeriklerin detaylı etkileşim verileri. Bunları yeni sisteme yüklemek yerine erişimi kısıtlı bir arşivde tutabilirsiniz. Saklama süresini KVKK ve iç saklama-imha politikanıza göre belirleyin.

Geçiş adımları:

• Önce bir eşleştirme tablosu hazırlayın: eski kurs kodu ile yeni kurs kodu, eski kullanıcı kimliği ile yeni kullanıcı kimliği. Kullanıcı eşleştirmesinde e-posta yerine sicil numarası gibi değişmeyen bir alan kullanın.
• Eski içeriklerin çoğunu yeni sisteme paket olarak yüklemeniz gerekmez. Bunları "harici eğitim kaydı" ya da tarihsel kayıt olarak aktarmak yeterlidir.
• Küçük bir pilot aktarım yapın. Birkaç departmanın verisini taşıyıp eski sistemdeki raporlarla satır satır karşılaştırın.
• Eski sistemin lisansı bitmeden tüm verinin tam bir dökümünü CSV veya benzeri açık bir formatta alın. Sertifika PDF'lerini de ayrıca indirin.

Sık gördüğüm hatalar: aynı kişinin farklı kimliklerle iki kez oluşması, saat dilimi farkı nedeniyle tamamlanma tarihlerinin bir gün kayması ve geçerlilik sürelerinin aktarılmaması. Son madde, geçişten aylar sonra yüzlerce kişiye aynı anda "eğitiminizin süresi doldu" bildirimi gitmesine yol açabilir. Kesin geçiş tarihinden önce bu üç noktayı mutlaka test edin.