BT ekibinin bu listeyi istemesi çok doğru. Entegrasyonların çoğu teknik nedenlerden değil, alanların ve kuralların net tanımlanmamasından dolayı sorun çıkarıyor.
HRIS'ten LMS'e aktarılması gereken temel alanlar:
- Kimlik bilgileri: Sicil numarası (eşleştirme anahtarı olarak), ad, soyad, kurumsal e-posta. Kurumsal e-postası olmayanlar için alternatif bir kimlik alanı.
- Organizasyon bilgileri: Şirket, bölüm, departman, birim ve maliyet merkezi.
- Pozisyon bilgileri: Unvan, pozisyon kodu, kademe ya da görev ailesi. Otomatik eğitim ataması için en çok kullanılan alanlar bunlar.
- Lokasyon: Şehir, şube, mağaza ya da tesis.
- Yönetici bilgisi: Doğrudan yöneticinin sicil numarası. Yöneticinin ekibinin raporlarını görebilmesi ve onay akışları bu alana bağlı.
- Tarihler: İşe giriş tarihi, pozisyona atanma tarihi ve ayrılış tarihi. Oryantasyon ve pozisyon değişikliği atamaları bu tarihlerle tetiklenir.
- Durum: Aktif, pasif, izinli gibi çalışma durumu.
- Çalışan tipi: Beyaz yaka, mavi yaka, stajyer, taşeron gibi gruplar.
KVKK açısından veri minimizasyonu ilkesini unutmayın. LMS'in ihtiyaç duymadığı alanları aktarmayın. Doğum tarihi, T.C. kimlik numarası, ücret ve sağlık bilgisi gibi alanların eğitim süreçleri için gerçekten gerekli olup olmadığını sorgulayın.
Veri akışı:
- Ana yön HRIS'ten LMS'e. HRIS tek doğru kaynak olmalı; LMS'te kullanıcı bilgisi elle değiştirilmemeli.
- Sıklık olarak en az günlük senkronizasyon öneririm. Gece çalışan bir aktarım çoğu kurum için yeterli.
- Ters yönde, LMS'ten HRIS'e eğitim tamamlama verilerinin aktarımı da düşünülebilir. Özellikle yasal eğitimler ve sertifikalar personel dosyasında görünmesi gereken bilgiler olabilir.
İş kuralları:
- Ayrılan çalışanın hesabı silinmesin, pasifleştirilsin. Eğitim geçmişi korunmalı.
- Pozisyon değişikliğinde yeni rolün eğitimleri otomatik atansın, eski role ait atamalar için ne olacağı belirlensin.
- Hatalı veya eksik kayıtlar için bir hata raporu oluşturulsun ve sorumlusu belli olsun.
Sık yapılan hata, HRIS'teki organizasyon verisinin temiz olduğunu varsaymak. Entegrasyondan önce HRIS verisinin kalitesini kontrol edin: boş yönetici alanları, eski departman adları ve tekrar eden kayıtlar. Kirli veri entegre edildiğinde sorunlar otomatik olarak çoğalır.