Bu konu sistematik bir kurala bağlanmadığında hem raporlarda karışıklık hem de kullanıcı şikâyetleri yaratıyor. Ben güncellemeleri büyüklüğüne göre üç kategoride ele alıyorum.
Küçük düzeltmeler: Yazım hatası, görsel değişikliği ya da bir cümlenin güncellenmesi. Slayt yapısı, soru sayısı ve takip edilen veriler değişmiyor. Bu durumda çoğu LMS'te paketi aynı kurs kaydının üzerine yükleyebilirsiniz. Tamamlanma kayıtları korunur.
Orta düzey değişiklikler: Slayt ekleme veya çıkarma, soruların değişmesi, gezinme yapısının değişmesi. Burada risk yarıda bırakan kullanıcılarda ortaya çıkıyor. SCORM paketi kullanıcının kaldığı yeri ve ilerleme bilgisini askıda veri (suspend data) olarak saklar. Yapı değiştiğinde bu veri yeni paketle uyuşmayabilir. Kullanıcı modülü açtığında yanlış slayda gidebilir, içerik donabilir ya da ilerlemesi kaybolabilir.
Büyük değişiklikler: Modülün tamamen yenilenmesi ya da yasal bir değişiklik nedeniyle herkesin eğitimi tekrar alması gerekmesi. Bu durumda yeni bir kurs ya da yeni bir sürüm oluşturup yeniden atama yapmak daha doğru.
LMS'lerin bu konudaki davranışları farklı. Bazıları paket güncellemesinde "yeni denemelerde yeni sürümü kullan, devam eden denemelerde eski sürümü koru" gibi seçenekler sunuyor. LMS'inizin nasıl çalıştığını öğrenip bunu kurumsal bir kurala dönüştürün.
Sürüm yönetimi için önerilerim:
- Her paketin adında ve içinde sürüm numarası kullanın. Örneğin v1.0, v1.1, v2.0. Modülün içinde de görünür bir sürüm bilgisi olsun; destek taleplerinde işinize yarar.
- Bir değişiklik kaydı tutun: tarih, değişiklik, sürüm ve değişikliği isteyen kişi.
- Kaynak dosyaları sürüm numarasıyla arşivleyin. Yayınlanmış paketi de saklayın.
- Yasal ya da denetime konu eğitimlerde hangi kişinin hangi sürümü tamamladığının raporlanabilir olmasına dikkat edin.
- Güncellemeyi canlıya almadan önce test ortamında, eski sürümde yarıda bırakılmış bir kayıtla deneyin.
Sık yapılan hata, büyük bir değişikliği eski paketin üzerine yükleyip yarıda kalan kullanıcıların sorunlarını destek talebi olarak tek tek çözmeye çalışmak. Yapı değişiyorsa yeni sürüm açın ve devam eden kullanıcılar için kısa bir bilgilendirme yapın.