Yeni LMS seçerken teknik şartnamede hangi kriterler mutlaka yer almalı?

Önceki deneyiminiz çok yaygın. Demo genellikle tedarikçinin en güçlü olduğu senaryoyu gösterir; sorunlar ise sizin günlük işlerinizde çıkar. Bu yüzden şartnameyi kendi kullanım senaryolarınız üzerine kurmanızı öneririm.

Şartnamede şu başlıkları mutlaka bulundurun:

• İçerik standartları: SCORM 1.2, SCORM 2004 ve gerekiyorsa xAPI desteği. Hazır bir paketinizi yükleyip tamamlanma, puan ve süre verisinin doğru düştüğünü test etmek isteyin.
• Entegrasyonlar: HRIS ile kullanıcı ve organizasyon senkronizasyonu, SSO (SAML veya OpenID Connect), API dokümantasyonunun kapsamı ve erişimi. "API var" demek yeterli değil; hangi verinin hangi yönde aktığını sorun.
• Atama kuralları: Pozisyon, lokasyon ve işe giriş tarihi gibi alanlara göre otomatik atama, tekrar eden zorunlu eğitimler ve süre sonu hatırlatmaları.
• Raporlama: Hazır raporlar, özel rapor oluşturma, zamanlanmış rapor gönderimi ve yöneticinin yalnızca kendi ekibini görebilmesi.
• Mobil ve erişim: Mobil uygulama ya da duyarlı arayüz, saha çalışanları için kurumsal e-postası olmayan kullanıcı girişi.
• Veri ve güvenlik: Verinin nerede barındırıldığı, KVKK kapsamındaki yükümlülükler, yedekleme, rol bazlı yetki ve sözleşme bitiminde verinin size hangi formatta teslim edileceği.
• Destek ve hizmet seviyesi: Türkçe destek, yanıt süreleri ve sürüm güncelleme politikası.

Demo için tedarikçiye önceden 5–6 senaryo gönderin ve bu senaryoları canlı olarak çalıştırmasını isteyin. Örneğin yeni işe girenin otomatik atanması, bir yöneticinin ekibinin geciken eğitimlerini görmesi, bir SCORM paketinin yüklenip raporlanması. Mümkünse kısa süreli bir test ortamı talep edin ve kendi ekibinizden birkaç kişiye denetin.

Değerlendirmede ağırlıklı bir puanlama tablosu kullanın; fiyat bu tabloda yalnızca bir kriter olsun. Toplam maliyeti hesaplarken lisansın yanında kurulum, entegrasyon, ek modüller ve yıllık artış oranlarını da göz önüne alın.

Sık yapılan hata, son kullanıcıları ve BT ekibini sürecin sonuna bırakmak. İkisini de ilk günden dahil edin.