9-Box kalibrasyon toplantısı nasıl yönetilir, yöneticiler arasındaki tartışmalar nasıl yönlendirilir?

Kalibrasyon toplantısı 9-Box sürecinin en değerli, ama en kolay bozulan kısmı. İyi yönetilirse yöneticiler arasında ortak bir "potansiyel" dili oluşuyor; kötü yönetilirse en iyi konuşanın kazandığı bir pazarlığa dönüşüyor. Bunun önüne geçmek için hazırlık, toplantının kendisinden daha önemli.

Toplantı öncesi:

• Potansiyel kriterlerini yazılı ve davranışsal olarak paylaşın. "Öğrenme çevikliği", "daha geniş sorumluluk alma isteği" gibi kriterlerin her biri için gözlemlenebilir örnekler verin.
• Yöneticilerden her yerleştirme için, özellikle uç kutulardakiler için, iki-üç cümlelik gerekçe isteyin.
• Ön yerleştirmeleri toplayıp dağılımı görselleştirin. Bir birimin neredeyse tamamı sağ üst kutudaysa, toplantıdan önce bunu bilmeniz gerekir.

Toplantı sırasında:

• Bir kolaylaştırıcı olun; İK süreci yönetir, karar vermez ama soru sorar. "Bu kişiyi bu kutuya koymanızı sağlayan son altı aydaki somut örnek ne?" sorusu çok işe yarıyor.
• 120 kişinin hepsini tek tek konuşmayın. Uç kutuları (sağ üst, sol alt) ve yöneticiler arasında görüş ayrılığı olan kişileri önceliklendirin. Orta kutulardaki tartışmasız yerleştirmeleri toplu onaylayın.
• Kişiyi tanıyan başka yöneticilerin görüşünü isteyin. Kendi yöneticisi dışında birlikte çalışan biri farklı bir perspektif getirebilir.
• Süre sınırı koyun: kişi başına birkaç dakika, uzayan tartışmaları not alıp sonraya bırakın.

Toplantı sonrası:

• Değişen yerleştirmeleri ve gerekçelerini kayıt altına alın.
• Her kutu için aksiyonları belirleyin; özellikle sağ üst kutu için gelişim planı, sol alt kutu için performans görüşmesi.

Sık yapılan hata, kalibrasyonu sadece puan düzeltme olarak görmek. Asıl çıktı, kişi başına bir sonraki adım. Toplantıdan aksiyon çıkmazsa yöneticiler bir sonraki dönemde süreci ciddiye almıyor.