Çalışanınızın sorusu çok yerinde ve dürüst cevap şu: anlattığınız kurguda anket büyük ihtimalle anonim değil. KVKK açısından anonim hâle getirme, verinin başka verilerle eşleştirilse bile artık kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi demek (6698 sayılı Kanun m.3). Kişiyi doğrudan tanımlayan bilgiyi saklamamak tek başına yetmiyor; dolaylı yoldan tanınabilirlik de önemli.
Sizin durumunuzda iki risk görüyorum:
- Şirket e-postasıyla giriş: Anket aracı cevapla kimliği bir yerde ilişkilendiriyorsa, siz raporda isim görmeseniz bile veri anonim değil, en iyi ihtimalle takma adlı (pseudonymous) bir veri. Bu durumda veri kişisel veri olarak kalmaya devam eder ve KVKK yükümlülükleri tam olarak uygulanır.
- Küçük gruplar ve kırılımlar: 3-4 kişilik bir birimde yaş grubu ve cinsiyet kırılımı birleştiğinde tek bir kişiyi işaret edebilir.
Önerilerim:
- Raporlama için asgari grup büyüklüğü belirleyin. Pek çok kurum en az 5, hassas sorularda daha yüksek bir eşik kullanıyor. Eşiğin altındaki gruplar bir üst seviyeyle birleştirilsin.
- Kırılımları kombinasyon olarak da kontrol edin; tek tek eşiği geçen iki filtre birlikte geçmeyebilir.
- Açık uçlu yorumlar kişiyi tanıtabilir. Raporlamadan önce isim, unvan, olay gibi tanımlayıcı ifadeleri ayıklayın.
- Mümkünse kimlikle eşleşmeyen bağlantılar kullanın ya da anket aracının cevapları kimlikten ayrı tuttuğunu sözleşmeyle güvence altına alın.
Aydınlatma metni konusunda: veri gerçekten anonim değilse, 10. madde kapsamında aydınlatma yükümlülüğünüz var; amaç, hukuki sebep, aktarılan taraflar (anket sağlayıcısı dahil) ve haklar anlatılmalı. Gerçekten anonim bir anket kurgulasanız bile, kurgunun nasıl çalıştığını çalışanlara açıklamak güven açısından önemli.
Açık rıza konusunda dikkatli olun: işveren-çalışan ilişkisinde rızanın özgür iradeye dayandığını göstermek zordur. Anketin gönüllü olması, katılmamanın hiçbir sonucu olmaması ve hangi hukuki sebebe dayandığınızın baştan değerlendirilmesi gerekir. Sağlık, stres gibi özel nitelikli veri sayılabilecek sorular soruyorsanız m.6 kapsamında ayrıca değerlendirme yapın. Anket aracının sunucuları yurt dışındaysa, yurt dışına aktarım hükümlerini (m.9) de kontrol edin.
Son olarak, "anonim" kelimesini ancak teknik olarak sağlayabildiğinizde kullanın. Sağlayamıyorsanız "gizli" ifadesini ve kimlerin neyi görebileceğini net açıklamak hem dürüst hem güvenli.
Somut durumunuz için bir iş hukuku uzmanına danışmanızı öneririm.