E-öğrenme içeriklerini dış ajansa mı yaptırmalı, yoksa içeride mi üretmeliyiz?

Bu kararı ben "ya hep ya hiç" olarak değil, içerik tipine göre bir dağılım olarak ele almanızı öneririm. Çoğu kurumda en verimli sonuç karma modelden çıkıyor.

Önce içerik portföyünüzü sınıflandırın:

• Sık güncellenen içerikler: Prosedür, ürün ve sistem eğitimleri. Bunlar içeride üretilmeli, çünkü hızlı güncelleme ihtiyacı en büyük maliyet kalemini oluşturuyor.
• Standart ve tekrarlayan içerikler: Uyum, etik, bilgi güvenliği. Bunlar için hazır içerik kütüphaneleri ya da şablonla içeride üretim düşünülebilir.
• Yüksek prodüksiyon gerektiren içerikler: Profesyonel çekim, ileri animasyon, simülasyon ya da kurum genelinde amiral gemisi programlar. Bunlar ajansa uygun.

Karar için dikkate almanız gereken faktörler:

• Toplam maliyet: İç ekip için sadece maaşı değil; yazılım lisansları, donanım, eğitim ve yöneticinin zamanını da hesaba katın. Ajans tarafında ise revizyon ve güncelleme maliyetlerini.
• Hız: Bir güncellemenin içeride kaç günde, ajansta kaç günde yapıldığını ölçün.
• Kurum bilgisi: İç ekip zamanla şirket kültürünü ve terminolojisini öğrenir. Konu uzmanlarıyla çalışma maliyeti azalır.
• Kapasite dalgalanması: Yıl içinde iş yükü düzensizse, sabit bir ekip bazı dönemlerde boşta kalabilir. Bu dönemler için ajansı yedek kapasite olarak tutmak işe yarar.
• Yetkinlik: Öğretim tasarımı, görsel tasarım ve teknik yayın becerilerini aynı ekipte bulundurmak gerekir.

Karma model için pratik bir yaklaşım: iki üç kişilik bir iç ekip kurun ve sık güncellenen içerikleri bu ekibe verin. Ajansla yıllık bir çerçeve sözleşmesi yapın ve yüksek prodüksiyonlu işleri onlara bırakın. Ajans sözleşmesinde kaynak dosyaların size teslim edilmesini mutlaka şart koşun. Aksi halde küçük bir güncelleme için bile ajansa bağımlı kalırsınız.

Sık yapılan hata, iç ekibi kurup ilk yıl ajans kadar parlak içerik beklemek. İlk dönemde basit içeriklerle başlayın ve ekibin yetkinliğini adım adım geliştirin. Başarıyı modül sayısından çok güncelleme hızı ve maliyet tasarrufuyla ölçün.