Eğitim dashboard'unda yöneticilere çalışan verilerini ne kadar açmalıyız, KVKK açısından sınır nedir?

Yöneticilerin daha fazla veri istemesi anlaşılır bir talep ama dashboard tasarımında belirleyici soru "bu veri hangi amaçla ve bu amaç için gerçekten gerekli mi?" olmalı. 6698 sayılı KVKK'nın 4. maddesindeki genel ilkeler, kişisel verilerin belirli, açık ve meşru amaçlarla, işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenmesini gerektiriyor. Dashboard'unuzu bu ilkeye göre tasarlayın.

Rol bazlı bir görünüm önerim:

• Doğrudan yönetici: Ekibinin atanmış eğitimleri tamamlama durumu, son tarihleri yaklaşan ya da geciken eğitimler, değerlendirmede başarılı/başarısız durumu. Gelişim sohbeti ve uyum takibi için bu bilgiler genellikle yeterli.
• Üst yönetim: Birim ve departman düzeyinde toplu veriler; bireysel isimler yerine oranlar.
• Eğitim ekibi: İçerik kalitesini değerlendirmek için ayrıntılı soru bazlı analiz, ama mümkün olduğunca anonimleştirilmiş ya da toplulaştırılmış biçimde.

Dikkatli olunması gereken veriler:

• Giriş saatleri ve platformda geçen süre: Bu veriler bir öğrenme göstergesinden çok çalışma davranışının izlenmesine dönüşebilir. Yöneticinin bu veriye neden ihtiyaç duyduğunu sorgulayın; çoğu durumda gerekli değil.
• Deneme sayıları ve her denemenin puanı: Öğrenme sürecindeki hataları yöneticiye açmak, platformu güvenli bir deneme alanı olmaktan çıkarır. Son durum çoğu zaman yeterli.

Uygulama adımları:

• Her veri alanı için işleme amacını yazılı olarak tanımlayın ve veri envanterinize ekleyin.
• Çalışan aydınlatma metninde öğrenme verilerinin kimlerle, hangi amaçla paylaşıldığını açıkça belirtin.
• Erişim yetkilerini rol bazlı tanımlayın ve dashboard erişim kayıtlarını tutun.
• Veri saklama süresini belirleyin; yıllar önceki sınav denemelerinin yöneticiye açık kalması gerekmeyebilir.

Sık yapılan hata, "sistem gösterebiliyor" diye her alanı açmak. Gösterilmesi teknik olarak mümkün olan her veri, ölçülülük ilkesi açısından uygun olmayabilir. Kararı İK, uyum ve veri sorumlusu temsilcisiyle birlikte verin.

Somut durumunuz için bir iş hukuku uzmanına danışmanızı öneririm.