Yıllık performans değerlendirmesi yerine sürekli geri bildirim modeline nasıl geçilir?

Pek çok şirketin bu yola girdiğini gördüm; başarılı olanların ortak noktası, yıllık değerlendirmeyi bir anda kaldırmak yerine yılın içine yaymaları oldu. Yıl sonu puanını kaldırmak zorunda değilsiniz. Asıl hedef, puanın yıl boyunca yapılan konuşmaların doğal bir özeti olması; sürpriz olmaması.

Önerdiğim yapı şu:

• Çeyreklik check-in: Yönetici ve çalışan her çeyrek 30-45 dakikalık yapılandırılmış bir görüşme yapsın. Üç soru yeterli: Hedeflerde neredeyiz? Önünde ne engel var? Gelişim için ne yapıyoruz?
• Kısa notlar: Her check-in sonunda birkaç satırlık not sisteme ya da ortak bir dokümana girsin. Yıl sonunda yönetici bu notlara bakarak değerlendirme yapar, hafıza yanılgısı azalır.
• Birebirler: Haftalık veya iki haftalık birebir görüşmeleri teşvik edin, ama bunları formlaştırmayın.
• Yıl sonu: Çeyreklik notlara dayanan, daha kısa bir değerlendirme ve kalibrasyon. Ücret ve prim kararı bu yıl sonu çıktısına bağlı kalabilir.

İş yükü konusunda dürüst olmak lazım: başlangıçta yöneticiye ek yük gibi gelecek. Bunu azaltmak için yıllık formu sadeleştirin; çeyreklik görüşmeler zaten yapıldıysa yıl sonu formunu uzun tutmanın anlamı yok. Toplamda yöneticinin harcadığı süre çok artmamalı, sadece yıla yayılmalı.

Yöneticileri alıştırmak için en etkili yol, üst yönetimin kendi ekiplerine bunu yapması. Genel müdür kendi direktörleriyle check-in yapmıyorsa, alt kademelerde de yapılmaz. İlk dönemlerde check-in oranlarını izleyin ve bunu yönetim toplantılarında paylaşın.

Bir de yöneticilere geri bildirim verme becerisi kazandırın. Sık görüşme, iyi geri bildirim verilmezse sadece sık formalite demek.

Sık yapılan hata, sürekli geri bildirimi bir yazılım özelliği olarak görmek. Araç yardımcı olur ama alışkanlık kazandırmaz; önce ritmi oturtun.